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HR“数字化转型”新利器:人力资源RPA

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数字化时代,HR部门应当成为企业数字化转型的得力助手,通过技术升级,帮助企业重塑数字化组织形态,提升企业的商业竞争力,同时,通过自身工作的优化提升,给员工营造更好的服务体验。真正实现从人才的角度出发,预测企业经营的未来。



HR的尴尬处境


作为一名HR,需要负责用人招聘、员工关系、绩效考核、薪酬福利等一系列工作,尽管小姐姐们争分夺秒、快马加鞭,可也实在分身乏术,每每到了要做社保缴纳的工作,HR小姐姐们不得不感叹“又是一样的操作,月月做增减员,月月申报缴纳,这时如果有一个机器人可以拯救拯救我们该有多好啊!”。企业总免不了人员流动,公司有人员入职、离职,就要相对应的进行社保增减员。虽说流程并不复杂,但社保的增减员、申报扣款、缴纳、报销等工作还是毫不客气地占据了各位HR不少时间,员工人数少的公司,HR还能应付,要是公司规模大,员工人数多,特别是人员流动频繁时,那真的是很头痛了!企业要为此耗费大量的人力、物力和财力。


RPA在HR部门的应用


研究显示,企业如果专注于提升客户体验,利润率将提高11%,可如果兼顾客户体验和员工体验,那么公司的利润率将提高21%。从招聘、入职到绩效考核、发薪,HR部门代表企业与员工建立起关系。能否营造良好的员工体验与HR部门的工作方式和效率息息相关。通过RPA引入,HR可以把重复的事务自动化,优化流程,提高效率,在技术的支持下为营造员工体验加分,同时,也把自己从繁杂的事务中解放出来,摆脱低价值的努力,向运营型、全局型的高级HR方向进发。

   

那么,RPA究竟可以在HR部门发挥哪些作用呢?


1.薪资发放


每月薪资发放前,HR部门面临大量的数据统计工作,需要统计考勤、绩效、五险一金、补贴、提成、奖金等等。HR要把各项明细制成表格,录入工资系统,还要逐一发给员工核对。每个月都要花费几天的时间,延误其他重要事项的进度,数据繁琐,一旦出错影响恶劣。


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部署RPA后:RPA软件机器人会自动到考勤系统下载所有员工的考勤数据,结合其他薪资约定规则,自动计算出每位员工应得工资,将数据整理汇总后,录入工资系统。还可以自动向员工发送工资条以及处理工资发放事项。


2.社保、医保增员减员


企业HR日常工作繁杂,社保缴纳录入工作重复性高,极其乏味,上规模企业任务繁重。企业人员变动时社保信息的更新同转移,会为HR行政工作造成很大负担,同时繁琐耗时的流程也会让新进/转职员工焦虑。

部署RPA后:RPA可在人工整理好社保增减员模板信息后自动运行,机器人可自动打开社保、医保网站,自动录入增员、减员信息登记。在社保机器人登记成功后,可根据提前设置的内部控制节点,通过人工干预来审查登记结果。在结果确认无误后,机器人可邮件通知HR人员申报结果。


3.差旅费用管理


员工出差时,他们会向人力资源部门提交账单进行报销。差旅费用流程通常依靠手动操作,常常会遇到收据缺少、政策外支出、捕获信息有误、延迟报销等问题。



部署RPA后:RPA可以将个人费用与组织内外不同系统的预定义规则和法规进行比较。通过使用OCR技术从纸张(发票)读取文本、图像并翻译成计算机可以理解的形式,自动进行验证与匹配。实现从标准费用的无人值守自动审批到有人值守或混合模式下的各种项目的引导检查。


4.对账管理


在现有的账单处理流程下,对账人员需下载多个不同银行账户的流水和金融机构自身财务核心系统流水文件,进行逐条比对,如有不符的账目则录入余额调节表,并查明差额原因。


由于银行账号数量众多,对账条目繁杂,逐条比对耗费财务人员大量时间和精力,且易出差错。部分金融机构或因人手不足,甚至无法实现明细账比对,只能核对余额,存在较高的资金风险,也使得审计和监管风险大大增加。


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部署RPA后:


对账机器人核心功能包括流水文件自动下载、文件格式自动转换、账目流水自动比对等功能。


1)流水文件下载:登录网银及财务系统下载流水

借助 USB集中器,无需多次插拔网银Ukey,机器人可自动登录各家网银,并下载指定日期的流水文件。


2)文件格式转化:按照统一模板转换流水文件

解决各家网银流水文件格式不同的问题,并以此为依据完成账目比对。


3)账目比对:比对各项明细账并生成余额调节表

根据对账规则快速比对明细账,并在生成的余额调节表中注明差额可能原因,便于管账人员排查差额原因和处理。


除了上述应用场景,RPA机器人在人力资源服务领域还有招聘机器人公积金机器人、个税申报机器人等HR部门每个月都可以省出几天时间处理更多事务,聚焦到更具价值的工作流程上。HR自身也可以从繁琐的重复劳动中解放出来,有更多的精力关注企业的运营和发展问题,制定响应策略,提升自我价值,从而加快企业人力资源服务一体化服务进程,为企业提供高效、精准的专业化人力资源解决方案。